Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an einer Umfrage über Microsoft Forms.

Microsoft Forms ist ein Dienst mithilfe dessen Umfragen erstellt werden können, die anschließend innerhalb der Dienste von Microsoft 365 verarbeitet werden. Dabei kann es sich je nach Gestaltung der Umfrage sowohl um Umfragen mit expliziter Angabe von personenbezogenen Daten handeln als auch für uns anonyme Umfragen, bei denen wir keinen Rückschluss auf Sie als Person ziehen können.

Unsere allgemeinen Datenschutzhinweise finden Sie hier: https://www.einza.com/datenschutz

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der jeweiligen Umfrage wird immer zu Beginn der Umfrage schriftlich genannt.

Unsere Nutzung von Microsoft Forms für Umfragen dient in erster Linie der effektive Erstellung und Durchführung von Umfragen zu verschiedenen Themen. Dies kann beispielsweise die Erhebung von Meinungen, die Bewertung von Dienstleistungen oder Produkten, die Verbesserung interner Prozesse oder die Ermittlung von Bedarfen und Wünschen der Befragten umfassen. Die Ergebnisse helfen uns, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Qualität unserer Angebote zu optimieren und gezielt auf die Bedürfnisse unserer Zielgruppen einzugehen. Alle erhobenen Daten werden ausschließlich für diesen Zweck genutzt und nicht anderweitig verarbeitet.

3. Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung des Dienstes Microsoft Forms werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Unsere Datenverarbeitung: Zu Beginn der jeweiligen Umfrage wird immer genannt, ob es sich um eine anonyme Umfrage handelt oder nicht.

• Bei einer nicht-anonymen Umfrage können Sie selbst entscheiden, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erhalten, indem Sie entsprechende Freitextfelder ausfüllen bzw. vorgegebene Antwortmöglichkeiten auswählen. Bitte beachten Sie, dass eine Umfrage kein sicherer Ort für die Verarbeitung besonders vertraulicher Daten ist. Für die Übermittlung besonders vertraulicher Daten empfehlen wir die Nutzung des Postweges.
• Bei einer anonymen Umfrage erhalten wir selbst keine personenbezogenen Daten von Ihnen. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall auch bitte in Freitextfelder möglichst keine personenbezogenen Daten eingeben.

Durch Microsoft werden jedoch während der Nutzung einer Umfrage von Microsoft Forms immer verschiedene (technische) Daten von Ihnen erhoben. Falls Sie dies nicht möchten, bitten wir Sie, nicht an der Umfrage teilzunehmen. Zu den verarbeiteten Daten gehören unter anderem:

• IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Teilnahme, Fortschritt innerhalb der Umfrage, etc.
• Falls Sie selbst einen Microsoft 365 Account besitzen:
  • Ihr Benutzername und Accountinformationen, z.B. Identifikationsmerkmale: Informationen zu Ihrer Person, die Sie als Nutzer, Absender, Empfänger von Daten innerhalb der Microsoft 365 Umgebung kennzeichnen.
  • Für die Authentifizierung und den Lizenzgebrauch erforderliche Daten. In den Microsoft 365 Anwendungen werden sämtliche Nutzeraktivitäten, wie z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs etc. verarbeitet.
• Es findet außerdem eine Übermittlung von Diagnosedaten an Microsoft statt, damit die Dienste insgesamt (fehlerfrei) bereitgestellt werden können. Da sämtliche Anwendungen cloudbasiert sind, werden diese durchgehend geprüft. Die Verarbeitung der Diagnosedaten dient auch der Verbesserung und Aktualisierung der Software durch das Einspielen von neuen Versionen. Schließlich dient die Verarbeitung auch dazu, die Sicherheit der Dienste und eine schnelle Fehlerbehebung durch Microsoft zu gewährleisten.

4. Rechtsgrundlagen

Für Mitarbeitende erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der Grundlage § 26 Abs. 1. Bundesdatenschutzgesetz jeweils in Verbindung mit Art. 88 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. in allen anderen Fällen auf Basis Ihrer freiwilligen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Lit a) DSGVO.

Microsoft verwendet sog. Cookies, d. h. kleine Textdateien, die auf dem von Ihnen genutzten Endgerät Ihrem Browser zugeordnet und gespeichert werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 25 Abs. 2 S. 2 TDDDG. Cookies werden von Microsoft genutzt, um die Beantwortung bzw. das Unterbrechen und Fortsetzen der Umfrage zu ermöglichen und um Mehrfachteilnahmen zu verhindern. Diese Daten werden nicht den Umfrageteilnehmenden zugeordnet oder mit deren Antworten verknüpft.

5. Empfänger von Daten

Ihre personenbezogenen Daten können im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an verschiedene Empfänger weitergegeben oder von diesen eingesehen werden. Dazu gehören insbesondere ausgewählte Mitarbeitende auf unserer Seite sowie die Microsoft Corporation. Wir beabsichtigen grundsätzlich nicht, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln. Im Rahmen der Teilnahme an einer Umfrage kann dies aber durchaus vorkommen, insbesondere, wenn Sie sich selbst in einem solchen Land befinden. Auch werden regelmäßig Diagnosedaten an die Microsoft Corporation gesendet und dort ausgewertet. Diese werden zwar in datenschutzrechtlich als sicher anerkannten Ländern gespeichert. Aufgrund des sogenannten „Cloud Acts“ und des „Foreign Intelligence Surveillance Acts“ kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden Zugriff auf diese Daten erhalten. Sofern eine Datenübermittlung in die USA stattfindet, wurden mit Microsoft entsprechende Standardvertragsklauseln inkl. Zusatzvereinbarungen vereinbart.

6. Speicherdauer

Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt, sobald Sie an einer Microsoft Forms Umfrage teilnehmen. Die Dauer der Speicherung richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Bezug auf bestimmte Dokumente und Vorgänge sowie nach dem berechtigten Interesse von uns.

Falls Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall nach dem Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Die Microsoft Corporation selbst bewahrt die Daten für einen gewissen Zeitraum auf. Diese Aufbewahrungszeiten können Sie unter der folgenden URL einsehen: https://docs.microsoft.com/de-de/compliance/assurance/assurance-data-retention-deletion-and-destruction-overview

7. Betroffenenrechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden Datenverarbeitung haben Sie das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung oder Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Sofern Sie uns für eine bestimmte Datenverarbeitung eine Einwilligung erteilen, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.